وظائف خليجية

إليك أهم تقنيات إدارة المشاريع لتطوير شركتك

لقد غدت التكنولوجيا جزء من صميم أغلبية الصناعات والعمليات الإنتاجية في الوقت الراهن، فلا تكاد تجد قطاعا لم تدخله التكنولوجيا، أحد أبرز تطبيقات التكنولوجيا هي تقنيات إدارة المشاريع. تشمل تقنيات إدارة المشاريع العديد من الأدوات والتقنيات الرقمية التي تهدف إلى المساعدة على إدارة كل جوانب المشروع من بدايته وحتى وقت التسليم.

لم يعد الاستثمار في تقنيات إدارة المشاريع حكرا على الشركات الكبيرة، فهو ضروري للشركات الناشئة أيضا. لأنه سيسرع نموها ويخفض التكاليف، ويساعدها على مواكبة المنافسين الذين بدؤوا فعلًا في الاستثمار في هذه التقنيات. سَنستعرض في هذه المقالة 7 من أهم تقنيات إدارة المشاريع المعتمدة على نطاق واسع في عالم الأعمال والإدارة.

تقنيات التواصل: جوهر إدارة المشاريع
التواصل هو عصب إدارة المشاريع، فبدُونه سيتَعطل سير العمل، ويغيب الانسجام بين أعضاء فريق العمل الواحد، ما يؤثر سلبًا على الإنتاجية. تشير الدراسات إلى أنّ المشاريع التي تتواصل بفعالية تحقق أرباحا أكبر بحوالي 57% من غيرها، كما أنّ قدرتها على الحفاظ على موظفيها المميزين أكبر بحوالي 20%.

وهذا أمر طبيعي، فالتوَاصل يقوي الروابط بين الموظفين، ويجعلهم يشعرون بأنهم جزء من عائلة واحدة، ما ينمّي فيهم روح الفريق. لذا، فأول مجال ينبغي أن تركز عليه عند الاستثمار في تقنيات إدارة المشاريع هو التواصل. ظهرت في السنوات الأخيرة الكثير من تقنيات التواصل، مثل الحوسبة السحابية والشبكات الاجتماعية والتطبيقات الهاتفية وغيرها، وقد سهّلت هذه التقنيات التواصل والتفاعل بين أعضاء فريق العمل.

تقنيات التواصل
أبرز مجال تظهر فيه أهمية هذه التقنيات هو مجال التوظيف عن بعد، فقد سمحت هذه التقنيات للمشاريع والشركات أن توظف أشخاصا من مدن ودول بل وقارات مختلفة، بحيث يعملون جميعا على المشروع نفسه ويتواصلون ويتفاعلون بشكل فوري كما لو كانوا جميعا في غرفة واحدة. بل أصبح من الممكن إجراء اجتماعات رقمية يشارك فيها أشخاص من مناطق متباعدة عبر تطبيقات مخصصة لهذا، مثل تطبيق زوم أو سكايب.

الشركات التي ستنجح في تبنّي تقنيات التواصل الحديثة ستكسب السبق على منافسيها، وتحظى بفرصة تعيين كفاءات عالية ونادرة من أي مكان في العالم، وبناء فرق عمل ذات طابع عالمي ولن تكون مقيدة بالقيود الجغرافية. هناك العديد من التقنيات التي تستخدمها المشاريع للتواصل، بداية من البريد الإلكتروني وتطبيقات الفيديو، والشبكات الاجتماعية وغيرها.

نرشّح لك: كيف تتواصل مع فريقك الذي يعمل عن بعد بفعالية؟

إدارة الوقت
ما يقرب من نصف المشاريع التي تعمل عليها الشركات لا تنتهي في الوقت المحدد وتتجاوز موعد التسليم. وهذه النسبة لا تشمل المشاريع التي تمّ إيقافها لأنّها تأخرت كثيرا عن موعد التسليم. معظم الناس يجدون صعوبة في إدارة وقتهم الشخصي، فما بالك بالشركات التي عليها أن تنشئ وتدير جدولًا زمنيًا مزدحما يعمل عليه الكثير من الموظفين في مراحل متعددة، وأحيانا من مناطق زمنية متباعدة.

لا جرم أنّ نسبة الإخفاق في الالتزام بمواعيد التسليم مرتفعة جدا. لحسن الحظ، هناك الكثير من تقنيات إدارة المشاريع الموجهة لإدارة الوقت، والتي تقدم خدمات من قبيل تعقب سير العمل وتقدّم المشاريع، وحساب ساعات العمل، وإعداد الفواتير، وتنظيم مناوبات العمل. هذه بعض الأمثلة على برامج وأدوات إدارة الجداول الزمنية للمشاريع:

Toggl: إحدى أشهر أدوات إدارة الوقت، وهي صالحة لإدارة الوقت الشخصي، وكذلك لإدارة جداول أعمال المشاريع، تتميز بسهولة الاستخدام، وتقدم خدمات تعقب الوقت، وتساعد على تقليل الوقت الضائع في العمل وتحسين استغلاله عبر تجنب الأمور التي تعطّل سير العمل.
myhours: أداة لإدارة المشاريع، تمكّن من تتبع ساعات العمل، وإعداد تقارير مفصلة حول جدول العمل، وكيف يقضي الموظفون أوقاتهم، ومدى التقدم الحاصل في سير العمل.
اخترنا لك: الدليل الشامل إلى إنشاء موقع إلكتروني احترافي

إدارة فرق العمل والموظفين
ظهرت في السنوات الأخيرة العديد من تقنيات إدارة الفرق والموظفين، بداية من تعيين الموظفين وإدارة مشاريع متعددة يعمل عليها موظفون من مناطق وبلدان مختلفة، والتحقق من أنّهم يسيرون وفق الجدول الزمني المحدد، حتى تقييم أدائهم وإنتاجيتهم. لأن أيّ خلل في عمل الفريق، أو ضعف في التواصل ستكون له انعكاسات مباشرة على إنتاجية الفريق.

لحسن الحظ، هناك الكثير من الأدوات التي يمكنها أن تساعدك على إدارة فريق العمل في كل مراحل المشاريع، هذه الأدوات تمكّن من تتبع مدى تقدم كل موظف في عمله، إضافة إلى إمكانية تقديم الاقتراحات، ومراجعة الأعمال فوريًا.

تقنيات إدارة المشاريع
بعض هذه الأدوات تتيح أيضا تقارير عن إنتاجية كل موظف، ما يساعدك على اتخاذ القرارات بخصوص الترقيات والمكافآت للموظفين المميزين، وتوفير الدعم والتدريب للموظفين الأقل إنتاجية. هذه بعض التطبيقات التي يمكن أن تساعد على إدارة فرق العمل:

Clockify: تطبيق مجاني لإدارة الجداول الزمنية لفرق العمل، حيث يتابع ساعات عمل كل موظف، مع متابعة المشروع الذي يعمل عليه.
nTask: منصة مجانية للعمل التعاوني مناسبة لمجموعات المشاريع المترابطة. تساعدك على تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر، مع إمكانية إعداد الميزانية والفواتير وغيرها من المهام.
إدارة الميزانية
حوالي 43% من المشاريع تتجاوز الميزانية المُحدّدة لها. هذا أمر يقلق كل مديرين المشاريع بلا استثناء. مشكلة تجاوز الميزانية المحددة والإنفاق الزائد هي معضلة شائعة، لهذا السبب فإنّ الشركات والمشاريع التي تنجح في حل هذه المعضلة، وتستطيع ضبط ميزانيات مشاريعها، ستكون لها ميزة تنافسية كبيرة.

الميزانية
تجاوز الميزانيات وسوء إدارة الموارد المالية يمكن أن يؤدي إلى إجهاض المشاريع ورفع التكلفة العامة للمشاريع المكتملة. ما ينعكس على أسعار المنتجات أو الخدمات، علاوة على أنّ زيادة الإنفاق قد تؤدي إلى شح في السيولة، وحتى إلى إثقال كاهل الشركة بالديون.

إدارة الميزانية تحتاج إلى تدقيق ودراسة معمقة لواقع الشركة والسوق ووضعها التنافسي. يمكن لتقنيات إدارة المشاريع أن تساعدك على هذا، فهناك الكثير من التطبيقات والأدوات المتخصّصة في مساعدة الشركات وأصحاب الأعمال على إدارة ميزانياتهم على أسس علمية. وهذه بعضها:

mint: تطبيق يوفر مجموعة من الميزات لمساعدتك على إدارة الميزانية، فيحلل الإنفاق والموارد، وبناء على ذلك يقدم اقتراحات بخصوص تنظيم الميزانية والإنفاق.
quickbooks: هو برنامج محاسبي يمكّن من متابعة المصاريف، وإعداد الفواتير والتقارير المالية.
scoro: أداة للإدارة المالية للشركة، تساعدك على التخطيط للميزانية، والتحليل وإعداد التقارير المالية وعرض مقاييس الأداء وغيرها.
إدارة البيانات: أهم تقنيات إدارة المشاريع
إنّ إدارة البيانات من أهم تقنيات إدارة المشاريع الحديثة، فقد أصبحت البيانات في السنوات الأخيرة موردا لا يقل أهمية عن الموارد المالية، فكلما عرفت أكثر عن عملائك وعن السوق والمنافسين، زادت فرصك في النجاح والتفوّق.

تقنيات إدارة المشاريع
مهمة إدارة البيانات ليست سهلة، فالأمر لا يقتصر على تجميع البيانات، بل تشمل العديد من الأمور مثل: تخزين البيانات وتأمينها وإنشاء نسخ احتياطية منها، وتحليلها بُغية الإستفادة منها لتقييم الأداء العام للشركة، ورصد مواطن الخلل، وتقييم أداء الموظفين والمشاريع، وتحليل التكاليف وتقليل النفقات، وتحسين فهم سلوكيات المستهلكين واتجاهات السوق.

قد يهمك أيضًا: تسويق الغوريلا: كيف تسوق منتجاتك بأقل تكلفة

عادة ما تُجمع البيانات من مصادر مختلفة مثل: المشاريع السابقة ومن موقع الشركة أو تطبيقها، ومن حساباتها الاجتماعية، ومن الجوالات والاستطلاعات واتجاهات السوق وغيرها. هذه البيانات تشكل تحديًا للشركات والمشاريع، وقد تجد صعوبة في فهمها وتحليلها والاستفادة منها.

هنا تظهر أهمية أدوات إدارة البيانات التي تُؤتمِت معظم هذه العمليات، وتتكفل بجُل الجوانب التقنية منها. هناك عدة أدوات مُتخصّصة في إدارة البيانات وتخزينها وتحليلها، منها:

AWS: هي حل سحابي من أمازون، تمكّن من تخزين البيانات وإدارتها من مكان العمل، وهي مثالية للمشاريع التي لديها كميات ضخمة من البيانات.
Informatica: منصة تستخدم تقنيات تعلم الآلة، تساعد على إدارة بيانات المشروع. وتقدّم خدمات متكاملة تشمل تحليل البيانات ونقلها، وهي مناسبة للمشاريع التي تعتمد مقاربة العمل الرشيقة.
chartio: هي خدمة سحابية تساعد على عرض البيانات وتقديمها وإنشاء مخططات ورسوم بيانية تساعد على فهم البيانات واستخلاص الأنماط منها.
أدوات أتمتة المهام
أدوات الأتمتة
إحدى فوائد تقنيات إدارة المشاريع هي أتمتة المهام والأنشطة الروتينية وهذا سيفسح للموظفين المزيد من الوقت للتفرغ لمهام أخرى، ويسرّع سير العمل. هناك العديد من أدوات الأتمتة المناسبة للمشاريع، مثل:

Zapier: أداة تتيح لك ربط التطبيقات مع بعضها، مثل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية ومنصات العمل التعاوني.
integrify: تمكّن من تصميم وتنفيذ وأتمتة العمليات بناء على سير العمل وعلى قواعد محددة، كما تتيح تبادل الملفات والبيانات بين أعضاء فريق العمل.
تقنيات توحيد سير العمل
لعل أكبر ميزة لتقنيات إدارة المشاريع الحديثة، هي أنّها وحّدت سير العمل، وجمعت كل الوظائف في بوتقة واحدة. فتقنيات إدارة المشاريع الحديثة مكّنت الشركات وفرق العمل من إنجاز مشاريعها بمجهود وتكلفة أقل، وفي وقت أقصر.

لم تعد الشركات بحاجة إلى معالجة كل مهمة على حدى، فكل مهام المشروع يمكن إنجازها من مكان واحد بفضل تقنيات إدارة المشاريع، سواء تعلق الأمر بالتواصل بين أعضاء فريق العمل وإعداد التقارير وتجميع البيانات وتخزينها وتحليلها، أو حتى تتبع أداء الموظفين وسير العمل وقياس الإنتاجية.

 

المصدر

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

إغلاق